Mapa de procesos en el acopio de materiales en la industria

Abstract

El presente trabajo no nace con la pretensión de ser un procedimiento, ni siquiera una instrucción técnica a aplicar en una determinada actividad industrial, sino más bien un texto de consulta para que, quienes inicien una etapa profesional en un departamento de Compras o Aprovisionamientos, eviten situaciones que otros ya han vivido en el pasado. Situaciones que, con frecuencia, tienen como consecuencia pérdidas económicas para las empresas, retrasos en los periodos de tiempo planificados, incumplimientos de los requisitos de calidad fijados en las especificaciones de los materiales, e incluso, en determinadas ocasiones, poner en riesgo la seguridad de los usuarios del producto final. Son múltiples las tareas realizadas por un departamento de Compras: recepción y análisis de demandas, búsqueda de potenciales suministradores, homogeneización de ofertas, negociación con proveedores, lanzamiento de pedidos, seguimiento de materiales en proceso de acopio, generación de informes (relativos a cantidades necesarias, demandadas, pedidas, recibidas, es decir, al grado de acopio en un determinado proyecto, relativos a desviaciones de fechas de necesidad y fechas de entrega prevista de materiales, relativos a desviaciones económicas del presupuesto objetivo, etcétera). También son múltiples los aspectos a considerar en el desarrollo de las anteriores tareas; desde la necesidad de elaborar y mantener actualizado un catálogo de proveedores, con cabida dentro del sistema de información de la organización, hasta la coordinación con el Almacén para el control de recepciones y rechazos, pasando por el conocimiento y aplicabilidad de los Incoterms1 a la hora de negociar un suministro. Entre esa multitud de aspectos, este texto se centra en uno muy concreto, que es la codificación de los materiales a acopiar dado que interviene en la producción industrial antes de crearse la demanda, y debe permanecer dentro del sistema de información incluso después de haberse entregado al cliente el producto final elaborado. Por tanto, una correcta codificación de materiales, será elemento decisivo para mantener antes, durante y después del proceso una correcta trazabilidad de los materiales que en él intervienen.